Voor ieder nieuw evenement maken we een werkruimte aan in ons Projectmanagement systeem Podio. Hiermee kunnen wij met jou als opdrachtgever binnen 1 systeem communiceren, en heb jij als opdrachtgever direct in 1 oogopslag een overzicht van alle taken.


Instellingen
Zodra je een uitnodiging ontvangt werk je jou account bij. Doe dit als volgt:


1. Ga naar Accountinstellingen


2. Stel e-mail notificaties in (let op!! 1e vakje uitvinken anders ontvangt je van elke actie een mail)


3. Indien geactiveerd: koppel de marketing kalender aan je telefoon je ziet alle marketing activiteiten op je mobiel in je kalender.


En dan nu aan de slag


Binnen de werkruimte vindt je diverse toegevoegd Apps. Standaard zijn toegevoegd de volgende apps:

TVF: In het Ticketing Volg Formulier (TVF) noteren we alle evenement specifieke informatie.

EST: Hierin vindt je een overzicht van alle taken die gedaan moeten worden in het looptraject van jou evenement. Hieronder volgt een uitgebreide uitleg.

Marketingkalender: Voor sommige evenementen is een marketingkalender toegevoegd. Hierin kunnen zowel jij als opdrachtgever, als wij als Ticketpoint de diverse marketinguitingen vermelden. Het idee is dat de marketinguitingen elkaar moeten versterken.


Belangrijk

Wanneer je via Podio wilt communiceren, gebruik dan de @ voor iemand naam om iemand aan te spreken. Dus @marcelvanloon: in dat geval ontvangt Marcel van Loon een bericht en kan hij snel naar je melding kijken.


EST

Onder de app EST vindt je alle taken die bij het evenement horen. Je ziet dat de taken zijn onderverdeeld in statussen "Not Started", "Work in Progress" en "Completed". Op deze manier heb je altijd een volledig beeld van de status van de voorbereiding van je evenement.

Taken zijn toebedeeld aan een persoon. Zo heb jij als organisator ook een aantal taken toebedeeld. Zorg dat je deze taken tijdig uitvoert zodat wij verder kunnen met de voorbereidingen voor je evenement. 

Taken zijn ook ingepland met een deadline. Zorg dat de taken voor de deadline zijn uitgevoerd.

In iedere taak kun je over deze taak communiceren met Ticketpoint medewerkers door de @ te gebruiken. Wil je meer informatie over een nieuwsbrief, vraag dan in het taakje Nieuwsbrief via @elinedemunnik om informatie over nieuwsbrieven. Of vraag in het taakje scanners om informatie over scanmedewerkers op locatie.

Tevens kun je in iedere taak documenten toevoegen (beeldmateriaal, teksten etc) die te gebruiken zijn.

Rechts boven in is de weergave te wijzigen. Zo kun je bijvoorbeeld ook een Kalender Weergave kiezen, of een activiteitenweergave.


Filters gebruiken

Je kunt selecteren welke taken je wilt inzien en welke niet. Via de knop "Filters" kun je bijvoorbeeld filteren op alle taken die komende week uitgevoerd moeten worden (filter op deadline), of op alle taken die door een specifiek persoon moeten worden uitgevoerd (filter op owner). Via die laatste filter kun je bijvoorbeeld inzien welke taken je zelf nog dient uit te voeren.


Overige toegevoegde apps:


Activiteit: wanneer je de werkruimte opent kom je direct in het activiteitenoverzicht terecht waar alle correspondentie/ wijzigingen etc. te zien is. Het activiteitenoverzicht gebruik je o.a. om te informeren of vragen te stellen aan bepaalde personen. Dit doe je door te taggen (@naam van de persoon). Hij of zij ontvangt vervolgens een melding via Podio en een e-mail (wil je geen e-mail ontvangen? Schakel dit dan uit bij instellingen). Vervolgens kun je hierop reageren. Daarnaast zie je in het activiteitenoverzicht alle taken, een algemene kalender, marketingkalender, Social Media kalender, contacten en de links (website/ Facebookpagina).
Marketingkalender: in de marketingkalender staan alle geplande marketingactiviteiten als het versturen van nieuwsbrieven, persberichten en het inzetten van een Adwordscampagne.
Taken: door de “T” in te toetsen op je toetsenbord kun je een taak aanmaken en deze aan jezelf toewijzen of aan iemand anders die zich binnen de werkruimte bevindt.